こんにちは。オフィスITドクターのOkeyです。
皆さんは、Excelのプルダウンは利用されていますか？
プルダウンは、セルに入力する文字を選択肢から選べるようにすることで入力の手間を省ける、入力ミスが起きなくなる、半角や全角の統一などに効果がある便利な機能です。
今回はそんなプルダウンの設定方法について解説します。
設定方法
【プルダウンを設定する画面を表示する】
①画面上の「データ」をクリックします。
②「データ入力規則」をクリックします。
③「データの入力規則（v）…」をクリックします。
【入力規則をリストに設定する】
④「設定」タブをクリックします。
⑤入力値の種類から下三角をクリックします。
⑥「リスト」を選択します。
【プルダウンに表示する選択肢を入力する】
⑦「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れます。
⑧選択肢として表示したい文字を入力します。選択肢の間には”,”を入れます。
※今回は例として国語,数学,理科,社会のリストを作っています。
⑨「OK」をクリックします。
【プルダウンが出来ているか確認する】
事前に選択肢の一覧を用意して設定する
【プルダウンを設定する画面を表示する】
①画面上の「データ」をクリックします。
②「データ入力規則」をクリックします。
③「データの入力規則（v）…」をクリックします。
【入力規則をリストに設定する】
④「設定」タブをクリックします。
⑤入力値の種類から下三角をクリックします。
⑥「リスト」を選択します。
【選択肢に表示するセルの範囲を決める】
⑦「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れます。
⑧元の値を入力する空白の右側にある↑（上矢印）ボタンを押します。
↓の画面が表示されます。
⑨選択肢を入力していたセルをマウスで範囲を選びます。（データの入力規則欄に自動的にセルの情報が入力されます）
⑩右側の↓（下矢印）ボタンを押します。
⑪「OK」を押すと、該当セルにプルダウンが設定できます。
【プルダウンが出来ているか確認する】
選択肢に無い文字も入力したい
プルダウン設定がされているセルに設定した文字以外を入力すると以下のようなエラーが表示され、
入力できない場合がありますが設定を変更する事で自由に文字を入力する事も可能です。
※下の画像は選択肢として設定していない”体育”を入力してエラーになっています。
【プルダウンを設定する画面を表示する】
①画面上の「データ」をクリックします。
②「データ入力規則」をクリックします。
③「データの入力規則（v）…」をクリックします。
【エラーが出ない様に設定する】
④「エラーメッセージ」タブを開きます。
⑤「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックを外します。
⑥「OK」を押すと設定完了です。
【ちなみに…】
「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」にチェックを入れていても
スタイルを「警告」や「情報」にしておけば自由な文字入力は可能です。
この設定の場合は、選択肢として設定した文字以外を入力した場合に警告メッセージや情報が表示がされます。
警告の場合
「はい」を押すと入力する事が可能です。
情報の場合
「OK」を押すと入力する事が可能です。
まとめ
プルダウンの機能を使うと入力の手間や打ち間違いを減らす事も出来ます。
また、複数の人でフィルダを共有する時にも文字に統一性を持たせる事が出来る、便利な機能です。
設定方法は難しくないと思いますので、一度やってみてぜひ活用してみてください。
